1 Ocak 2019 tarihinden itibaren tebligatta elektronik dönem başlayacak olup yeni geçilecek bu sistem için bilinmesi gerekenler aşağıdaki şekildedir:
- 1 Ocak 2019 itibariyle kamu kuruluşları, bazı meslek grupları ve tüzel kişilikler için elektronik tebligat zorunlu hale gelmiştir. Bu gerçek ve tüzel kişiler Yönetmelikte aşağıdaki şekilde belirtilmiştir:
a) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar.
b) 5018 sayılı Kanunda tanımlanan mahallî idareler.
c) Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları.
ç) Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri.
d) Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar.
e) Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları.
f) Kanunla kurulanlar da dâhil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişileri.
g) Noterler.
ğ) Baro levhasına yazılı avukatlar.
h) Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler.
ı) İdareleri, kamu iktisadi teşebbüslerini veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıkları; adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birim.
- 01.2019 tarihinden itibaren en geç 1 ay içerisinde elektronik tebligat adresi için başvuru zorunludur.
- Elektronik tebligat işlemlerinin yürütülmesi için, UETS adı verilen Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi (PTT) tarafından kurulan ve işletilen bir sistem hazırlanmıştır.
- Elektronik tebligat için yetkili kurum PTT olup elektronik tebligat adreslerinin temini de yalnızca PTT tarafından sağlanmaktadır. Ancak bu noktada bireysel başvuru mümkün olmayıp ilgili Birlikler tarafından meslek grupları ve tüzel kişilikler için adres temin edilecektir. Elektronik tebligat adresleri 15 rakamlı bir sayısal düzen olarak belirlenmiştir.
- Muhatap elektronik tebligat adresine, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya e-Devlet kapısı üzerinden kimlik doğrulaması yaparak ya da PTT tarafından verilen şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık doğrulama kodunu kullanarak erişir.
- Tebligat Kanunu 7/A maddesi uyarınca, elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Bu madde ile, gelen tebligatın açılıp açılmadığına bakılmaksızın, tebligatın muhataba ulaştığı andan itibaren 5 gün içinde tebliğ alındığı kabul edilmiştir. Böylece işleyecek yasal süreler tebligatın ulaştığı beşinci günden sonra işlemeye başlayacaktır. Bir örnek ile açıklamak gerekir ise, muhataba 4 Ocak tarihinde gönderilen bir elektronik tebligat 9 Ocak tarihinde tebliğ edilmiş sayılacak ve 9 Ocak tarihinden itibaren yasalarda öngörülmüş olan süreler işlemeye başlayacaktır.
- Elektronik tebligatın yapıldığına dair sistemde kayıtlı telefon numarasına veya e-posta adresine bildirim yapılacaktır. PTT tarafından yapılacak bu bildirim ücretsizdir. Elektronik tebligatın yapılmasına rağmen sistemden kaynaklanan arızalar nedeniyle bildirimin gelmemiş olması mazeret olarak sayılmamaktadır. Zira Yönetmeliğin 10ncu maddesinde; bilgilendirmelerin herhangi bir nedenle yapılamamış veya geç yapılmış olması, tebligatın geçerliliğini etkilemez, hükmü mevcuttur. Bu nedenle günlük rutin halinde elektronik tebligat adresinin kontrol edilmesinde fayda vardır.
- PTT, sistemdeki 100 MB depolama alanını ücretsiz olarak herkese sağlamaktadır. 100 MB üzerinde depolama alanı için ise satın alım yapılacak olup buna ilişkin henüz ücret tarifesi belirlenmemiştir. Ancak sistem üzerinden gelen tebligatların kişi ve kurumların kendi arşivlerine indirerek kaydetmesi sonucu, sistemden silebilmeleri mümkündür. Silinen tebligatların geri alınabilmesi mümkün değildir.
- Bu noktada önemle değinmek gerekir ki; Yönetmeliğin 9/4 fıkrası uyarınca; tebligat ile birlikte gönderilen belgeler delil niteliğindedir. HMK kapsamında, aksi ispat edilmedikçe kesin delil niteliği taşımaktadır. Bu hususta PTT’nin 30 yıl boyunca delilleri saklama yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu nedenle, elektronik tebligatlar sistemden silinse bile deliller PTT sisteminde 30 yıl boyunca kalmaya devam edecektir.
- Elektronik tebligatın muhataba ulaştığı andan itibaren 6 ay sonra sistemden otomatik olarak silinmesi öngörülmüştür.
- Muhatabın kısıtlı olması veya askerde bulunması hallerinde adreslerin aktifliğinin askıya alınması söz konusu olabilecektir. Bunun için kişilerin kısıtlama kararlarına, hapishanede bulunduklarına veya vatani görevde bulunduklarına dair belgelerin PTT’ye sunulması gerekmektedir.